Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on selvittää, miten käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja markkinointiviestinnässä sekä tämä on henkilötietolain (523/99) 10§ mukainen tietosuojaseloste Deseco Oy:n CV-tietokannalle. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita.

Rekisterinpitäjä

Deseco Oy

LY: 2473007-5

Ruissalontie 11 B

20200 Turku

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Teemu Kuusimäki, HR manager

Puhelin: +358 50 594 0876

Sähköposti: teemu.kuusimaki@deseco.fi

Rekisterin nimi

Deseco Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Deseco Oy:n CV-tietokanta

Kerättyjen tietojen käyttötarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakastietojen osalta asiakassuhteen hoitaminen ja sopimuksen/ toimeksiannon toteuttaminen sekä markkinointitietojen osalta rekisterinpitäjän oikeutettu etu suorittaa myyntiä ja suoramarkkinointia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) CV-tietokannan tietoja käytetään Deseco Oy:ssä yrityksen sähköisessä rekrytoinnissa. Henkilöt voivat omalla suostumuksellaan antaa tietonsa Deseco Oy:n tietokantaan. (Henkilötietolain 8§.) Hakemus voi olla tiettyyn tehtävään osoitettu tai ns. avoin hakemus.

Rekisterin tietosisältö

Deseco Oy voi kerätä ja säilyttää asiakas- ja markkinointirekisterissään seuraavanlaisia tietoja:

  • asiakkuuden luomiseen, tuntemiseen ja tunnistamiseen tarvittavia yhteystietoja (esim. yrityksen nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, LY-tunnus) tai luonnollisen henkilön henkilötietoja (esim. nimi, tehtävä tai asema, sukupuoli, syntymäaika) tai oikeushenkilön vastaavat tiedot.
  • kontaktilistoja tarjoavien tahojen antamat muut edellä mainittuihin henkilöihin liittyvät yhteystiedot (kuten maakunta tai kieli).
  • asiointitiedot suoritetuista toimeksiannoista, esim. laskutuksen tiedot
  • tiedot suoramarkkinoinnin suostumuksista ja kielloista
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (asiakaspalautteet, kommentit, osallistumislistaukset)
  • Markkinointiviestien lähetys-, avaus-, ja klikkaustiedot sekä evästetiedot ja kolmansilta osapuolilta saatu analysointi- ja markkinointidata (esim. Google Analytics)

Deseco Oy:n CV-tietokantarekisteriin tallentuvat kaikki tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään. Tallennettuja tietoja säilytetään 6 kuukautta hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Rekisterin tietolähteet

Asiakasta koskevia tietoja saadaan säännönmukaisesti:

  • käyttäjältä itseltään
  • julkisista rekistereistä / kolmansilta osapuolilta (mm. liikevaihto- ja luottotiedot)
  • Internetistä (esim. LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram)
  • yhteistyökumppaneilta
  • koulutusrekisteröitymisen ja asiakastilaisuuksien yhteydessä
  • sopivia kohderyhmiä tarjoavilta yrityksiltä
  • sähköposteista

Deseco Oy voi kerätä tietoja myös muista tietolähteistä asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdistamiseksi yrityksen palveluista ja tuotteista kiinnostuneille henkilöille tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa.

CV-tietokantarekisterin tietolähteinä ovat hakijan itsensä lisäksi hakijan itse ilmoittamat suosittelijat.

Tietojen luovutus ja siirto

Rekisteristä luovutetaan tietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Ulkopuoliset palveluntuottajat

Kirjanpidon ja laskutuksen osalta henkilötietoja käsitellään ulkopuolisen tilitoimiston kirjanpito-ohjelmiston toimittajan omalla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa. Tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin vahvasti suojattuja. Kirjanpidossa ja laskutuksessa olevien tietojen käsittelystä on tehty kirjallinen sopimus ulkopuolisen palveluntuottajan kanssa.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytys

Asiakkuuksiin liittyvää aineistoa säilytetään asiakkuuden ajan ja sitä voidaan säilyttää asiakkuuden päättymisen ja aktiivisen toimenpiteiden päätyttyä niin kauan kuin on tarpeen mahdollisia markkinointitoimenpiteitä varten kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Asiakkuustietoja kirjanpidon osalta säilytetään kirjanpitoaineistoja koskevan kirjanpitolain mukaisesti.

Rekisterin käyttöön on oikeus vain niillä työntekijöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä kyseisiä tietoja.

Manuaalinen aineisto

Deseco Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti sähköisissä tietokannoissa. Mahdollinen asiakkuuksiin liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään paperimuodossa asianmukaisesti lukituissa tiloissa. Myös CV-tietokannan manuaalinen aineisto tulostetaan vain tarvittaessa. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen asianmukaisesti.

Sähköinen aineisto

Sähköisesti tallennettu tieto säilytetään vastaavasti, asianmukaisesti suojatussa, käyttäjän tunnistautumisen vaativissa tietojärjestelmissä. Tiedot käsitellään luottamuksellisesti eivätkä yrityksen ulkopuoliset tahot pääse niihin käsiksi. Tiedot on suojattu palomuureilla ja muilla teknisillä keinoilla.

Seurantatekniikoiden käyttö

Deseco Oy voi www-sivustojensa (www.deseco.fi ja www.laivanrakennus.fi.fi) käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja sivustojen käytön analysoimiseksi käyttää evästeitä. Yritys voi myös käyttää ns. kolmannen osapuolen evästeitä www-sivustojensa käytön analysointiin ja arviointiin (esim. Google Analytics ja vastaavat mittaus- ja seurantapalvelut).

Rekisteröity voi halutessaan muuttaa web-selaimensa asetuksia ja estää evästeitä tai saada tietoa evästeiden kulloisestakin käyttämisestä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut, häntä koskevat tiedot. Mikäli rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, voi rekisteröity esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön. Deseco Oy korjaa esitetyn virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivästystä.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista sekä peruuttaa suostumuksensa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukselle.

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksensa yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa tällaista käsittelyä. Deseco Oy voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa, ilman perusteluja ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kaikki tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja vaatimukset koskien rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti selosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Hakemuksen lähettäneellä henkilöllä on oikeus saada, tarkastaa ja poistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot, sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa (26§) turvattuihin oikeuksiinsa. Edellä mainitut pyynnöt tulee esittää sähköpostitse kohdassa kaksi (2) mainitulle henkilölle sähköpostitse osoitteeseen: etunimi.sukunimi@deseco.fi .

Muutokset

Deseco Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostettaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön tai sen tulkinnan muutoksiin. Ajan tasalla oleva tietosuojaseloste on saatavilla www-sivulla: www.deseco.fi